Как правильно выбрать event-агентство

Организация таких мероприятий, как юбилеи, корпоративные вечеринки, выставки, деловые встречи с партнерами – это сложный и многогранный процесс, требующий профессионального подхода. Чтобы ваше событие прошло идеально, чтобы оно соответстовало вашей безупречной репутации, очень важен правильный выбор event-агентства.

Выбор event-агентства

Вот основные критерии, на которые стоит обратить первостепенное внимание.

Команда профессионалов

Хорошее event-агентство – это не только красивые презентации, но и опытная команда специалистов, которые влюблены в свое дело. Узнайте, кто будет работать над вашим проектом. Внимательно изучите личность специалистов, которые играют главную роль в организации праздника (ведущий, видеооператор, диджей и др).

Опыт и портфолио

Точно стоит обратить внимание на опыт. Узнайте, как долго агентство работает на рынке, с какими клиентами оно сотрудничало, какие мероприятия организовывало, какие отзывы получила компания. Важно изучить самые разные источники информации, не только личный сайт, на котором легко «отфильтровать» информацию, но и сторонние ресурсы.

Где искать отзывы:

• площадки для отзывов (например, Google Reviews, Яндекс.Карты);
• социальные сети компании;
• форумы.

Изучая портфолио, обратите внимание на:

• мероприятия, которые проводила компания (корпоративы, свадьбы, выставки, конференции);
• реальные примеры реализованных проектов;
• качество фотографий и видеоматериалов.

Если портфолио выглядит впечатляюще, попросите контакты предыдущих клиентов для получения отзывов из первых уст.

Специализация

Сложно быть лучшим во всем, поэтому зачастую агентства специализируются на определенных типах мероприятий:

• корпоративные ивенты;
• свадьбы;
• деловые мероприятия;
• частные вечеринки.

Выберите агентство, которое имеет богатый опыт в организации нужного вида мероприятия.

Прозрачность и детализация сметы

Качественное агентство всегда предоставляет четкую и детализированную смету. Обратите внимание на такие моменты:

• включены ли все услуги в смету (техника, аренда, кейтеринг);
• есть ли скрытые платежи;
• есть ли возможность корректировки бюджета в процессе организации мероприятия;
• идет ли компания на уступки, делает ли скидки.

Обсудите условия предоплаты и штрафы за отмену мероприятия на непредвиденный случай.

Креативность и уникальный подход

Убедитесь, что агентство способно предложить уникальные идеи и креативные решения. На встрече с представителями компании обратите внимание на их готовность слушать ваши пожелания и предлагать индивидуальные концепции.

Логистика и управление рисками

Организация мероприятия включает множество деталей: транспорт, оборудование, тайминг. Убедитесь, что агентство имеет план управления рисками и способно оперативно решать проблемы в случае возникновения заминок.

Если вы подыскиваете подрядчика для организации мероприятия с большим количеством участников, важно найти ивент-агентство, которое имеет разрешительную документацию на ведение своей деятельности. В противном случае у вас могут возникнуть серьезные проблемы.

Техническое обеспечение

Профессиональное оборудование – залог успеха. Узнайте, какое техническое оснащение есть у агентства, насколько оно современное. Обязательно попросите перепроверить работоспособность оборудования как минимум за несколько дней до вашего мероприятия.

Договор и условия сотрудничества

Прежде чем заключать договор, внимательно изучите все прописанные в нем условия. Важно, чтобы в договоре были указаны:

• объем предоставляемых услуг;
• сроки выполнения работ;
• условия оплаты и возврата средств;
• ответственность сторон за нарушение обязательств.

Коммуникация

Это немаловажный критерий. Обратите внимание на то, насколько комфортно общаться с сотрудниками event-агентства. Вы должны чувствовать, что ваши идеи и пожелания понимают, а команда готова сотрудничать.

Не бойтесь задавать вопросы и уточнять детали, чтобы выбрать настоящих профессионалов, которые сделают ваше событие незабываемым!