Особенности систем электронного документооборота

Большое количество процессов сегодня переходит в автоматизированный и электронный формат. Это связано с тем, что:

• во-первых, на выполнение тех же операций тратится значительно меньше времени;
• во-вторых, посредством электронно-технических средств можно оперативно связать организации, находящиеся на удалении друг от друга;
• в-третьих, необязательно быть привязанным к офису, предприятию, чтобы иметь доступ к данным;
• в-четвёртых, безусловно, значительно повышается и контроль за деятельностью каждого отдела и сотрудника компании.

Систем автоматизации сегодня достаточно много, среди наиболее востребованных - электронный документооборот, позволяющий получать и отправлять документацию разного назначения в любую точку страны. Для обеспечения доступа к такой системе необходима установка специализированного программного обеспечения или подключение к облачным решениям. Чтобы выбрать лучшие СЭД-системы для работы, следует руководствоваться спецификой деятельности компании и теми задачами, которые хочет решить пользователь. Сегодня производители предлагают как узкоспециализированные программы, так и более универсальные, имеющие широкий функционал, среди них Тезис, Дело, ДокВижн, Эльма,  1С. Это все отечественные разработки, многие из которых полностью отказались от иностранных компонентов и адаптировали автоматизацию под нужды российских компаний.

Возможности СЭД-систем:

• учёт финансов компании;
• учёт рабочего времени персонала;
• собственно документооборот;
• составление документов по встроенным формам и шаблонам;
• распознавание речи, текста;
• хранение большого объёма данных и т.д.

Узкоспециализированные системы электронного документооборота могут охватывать кадровое направление, учёт ТМЦ, отдельно документооборот в государственных структурах.

Многие разработчики подобного программного обеспечения достаточно гибко относятся к изменениям и могут настроить программу под задачи заказчика. Как правило, в системе реализована возможность резервного копирования данных и автоматического обновления в заданное время. При этом, создаваемые сегодня СЭД-системы интегрируются с лоу-код платформами, что позволяет создавать более качественные и функциональные программы и приложения. Однако это не влияет на простоту интерфейса и удобство использования программного продукта.